İstifa mektubu nasıl yazılır? Örnekler ve ipuçları

Yapılan araştırmalara göre Türkiye’de çalışanların %54’ü ilk bir yıl içinde istifa etmektedir. İş sektörünü ve dolayısıyla ekonomiye de etkileyen bu yüksek oran, pandemi sürecinden sonra hızlanırken, istifa edenlerin bir kısmı bakım sorumlulukları ya da iş güçlerindeki azalma nedeniyle bu yola başvuruyor. İş değişikliği nedeniyle istifa edenler ayrıca büyük bir oranı oluşturuyor. Daha iyi kariyer olanakları ya da çalıştığı iş yerinin koşullarından memnun olmayanlar istifa ederek kendilerine daha farklı bir kariyer çizgisi çizmeye çalışıyor.

Hemen CV’nizi oluşturun

Sebep hangisi olursa olsun, istifa ederken iş yerine yazacağınız bir mektup olmalı. İşte bu yazıda istifa mektubunun nasıl yazılması gerektiği ve ipuçları yer alacak. Aşağıdaki ipuçlarımız ve istifa örneklerimiz, bu yasal süreci etkili bir şekilde yönetmenizi ve kariyerinizde ilerlerken olumlu bir izlenim bırakmanızı sağlayacak.

Bu yazıda istifa örnekleri ve tüm bilgilerin yanı sıra, iyi bir istifa mektubu yazmak için ipuçlarına yer verdik.

İstifa mektubu nedir?

İstifa mektubu, mevcut işvereninizle çalışmayı sona erdirme niyetinizi resmi olarak ifade eden önemli bir belgedir. Bu belge ayrılışınızın resmi bir kaydı olarak hizmet eder. Sizinle ayrılmayı düşündüğünüz iş yeri arasında bir köprü görevi gören istifa mektubu, yalnızca ayrılma kararınızı bildirmekle kalmaz, aynı zamanda profesyonelliğiniz hakkında kalıcı bir izlenim bırakır.

Şirketiniz, istihdam geçmişinizin doğru bir şekilde belgelenmesi için istifanızın yazılı bir beyanını isteyebilir. Son gününüzden en az iki hafta önce istifa bildiriminde bulunmak profesyonel bir nezakettir. Ancak, acil yer değiştirme gibi nedenlerden dolayı daha kısa bir süre içinde de istifa bildiriminde bulunabilirsiniz.

Her işyerinin kendi çalışma politikası vardır ve işe girerken yaptığınız sözleşmede bu bilgiler yer alır. İstifanızın nasıl yapılması gerektiği ile ilgili tüm detayları bu sözleşmede bulabilir ya da insan kaynakları bölümü varsa, size yardımcı olmalarını isteyebilirsiniz.

İstifa mektubu nasıl yazılır?

İstifa mesajı için bir mektup yazmadan önce çalıştığınız şirketin politikalarının ve sizin yasal yükümlülüklerinizin neler olduğundan emin olun. İstifa kararını alırken dikkatlice düşünün ve emin olduğunuzda mektbunuzu hazırlayın. Ayrılma nedeninizi belirtmeniz şart olmasa da eğer özel olarak bunu işverene bildirmek istiyorsanız, yazabiliriniz. Ayrıca mektubu yasal olarak belirtilen süre içerisinde teslim edin. Böylece istifa mektubunuzu teslim ettikten sonra, işi bıraktığınız güne kadar kendinize yeni bir iş bulacak ve mevcut iş yerinizdeki işlerinizi tamamlayacak zamanınız olacaktır.

Bir istifa mektubu, işe uygun ve resmi bir dille yazılarak elden teslim edilmelidir. Çalıştığınız iş yerinde bir insan kaynakları bölümü varsa ona hitaben, yoksa genel müdürlük ya da doğrudan işverene hitaben yazılabilir. Mektubun giriş kısmında kişisel bilgilerinizi, çalıştığınız bölümü ve pozisyonunuzu yazın. Ardından işi bırakma nedeninizi kısa ve net bir biçimde ifade edin. Hukuki olarak haklarınızı korumanız açısından istifa mektubunuza tüm yasal haklarınızın saklı olduğunu eklemeniz iyi olacaktır. En son ise mektubun gönderildiği tarihi yazarak imzalayın.

İstifa mektubu yazarken aşağıdaki noktalara dikkat edin:

• Yöneticinize ismiyle hitap etmek yazınızı daha kişisel hale getirir ve saygı uyandırır.

• Geçerli tarihi eklemek mektup için bir referans noktası sağlar.

• Kişisel bilgilerinizi eklemek, gerektiğinde işvereninizin size kolayca ulaşabilmesini sağlar.

• Bunun resmi bir bildirim olduğunu açıklığa kavuşturmak için istifa ettiğinizi açıkça belirtin.

• Sözleşmenizdeki ihbar süresine uygun olarak bitiş tarihini belirtin.

• Sağlanan fırsatlar için minnettarlığınızı ifade ederek işvereninize teşekkür edin.

İşi bırakırken neden istifa mektubu yazmanız gerekir?

Her iş yerinin ve şirketin kendine göre iş politikası bulunmaktadır ve siz görevinize başlarken bu politikalara uyan bir sözleşmeyi kabul etmiş olursunuz. İşveren ve çalışan olarak birbirinize karşı yasal sorumluluklarınızı yerine getirirken, aynı zamanda işten ayrılırken de bu sorumlulukları yerine getirmeniz gerekir. Örneğin Türkiye’de bir iş yerinde altı aydan az süredir çalışıyorsanız, iki hafta önceden istifa mektubunuzu sunmalısınız. Bu süre çalışma sürenizin uzunluğuna ve kısalığına göre değişiklik gösterecektir.

İstifa mektubu, istifa etme niyetinizin ve hizmet etmeyi kabul ettiğiniz ihbar süresinin kanıtı olarak işlev gören resmi bir belgedir. Ayrıca, bir istifa mektubu ayrılışınızı belgelemenin profesyonel ve saygılı bir yoludur. Ek olarak istifa mektubunuzun yasal haklarınızı ve işverenle aranızdaki bağı koruyacağını da unutmamalısınız. Bir dahaki pozisyonunuz için bir referansa ihtiyacınız olduğunda eski işvereninizi ya da iş arkadaşlarınızı gösterebilmeniz açısından da istifa mektubu önemlidir.

İstifa mektubu yazmanızın bir diğer nedeni de kendiniz için kayıt oluşturmaktır. Böyle bir mektupta işe başlama ve işi bırakma tarihlerinizin yanı sıra, işi bırakma nedenleriniz de yazılı olacaktır. İstifa mektubu ile bu bilgileri iş yaşamınızın kayıtlı belgesi olarak saklayabilirsiniz. İstifa mektubu örnek ve ipuçları için yazımızı okumaya devam edin.

Hemen CV’nizi oluşturun

İstifa mektubu örneği:

Örnek istifa dilekçesi için aşağıya bakabilirsiniz.

Sade istifa dilekçesi örneği:

Sayın (İşe Alma Yöneticisinin adı),

Size (Şirket adı)'ndaki (İş unvanı) pozisyonundan istifa ettiğimi bildirmek için yazıyorum. Sözleşmemde kararlaştırılan ihbar süresine uygun olarak son günüm (GG/AA/YYYY) olacaktır.

Size ve ekibinize çalıştığım süre boyunca sunduğunuz tüm fırsatlar için teşekkür etmek isterim. Sizlerle birlikte çalışmaktan büyük keyif aldım. Ancak, kariyer hedeflerimde yapmayı düşündüğüm değişiklik nedeniyle yoluma daha farklı devam etmeye karar verdim.

Saygılarımla,

İsim Soyisim

Profesyonel İstifa Mektubu 

Sayın (Amirin Adı),

(Şirket Adı)'ndaki (İş Unvanı) görevimden resmi olarak istifa etmek için yazıyorum. Son çalışma günüm, sözleşmemde belirtilen ihbar süresine göre (Son Çalışma Günü, GG/AA/YYYY) olacaktır.

(Şirket Adı)'nda geçirdiğim süre boyunca edindiğim deneyimler için minnettarlığımı ifade etmek istiyorum. Sizinle ve ekibinizle çalışmak bir zevkti. Ancak, kariyer hedeflerimle uyumlu daha farklı bir yola adım atacağım.

Sorumluluklarımı devrederken bunun sorunsuz bir şekilde geçişini sağlamak için yardımcı olmaya hazırım. Lütfen bu dönemde yerime geçecek kişiyi eğitmek ya da gerekli süreçleri veya projeleri belgelemek gibi konularda nasıl yardımcı olabileceğimi bana bildirin. Ekibin ve şirketin kesintiye uğramadan yoluna devam edebilmesi için üzerime düşeni yapacağım.

Anlayışınız için teşekkür eder, kalan görevlerimi tamamlamayı ve kolay bir geçiş sağlamayı dört gözle beklerim.

Saygılarımla,

İstifa dilekçesi örnek olarak yukarıdakiler gibidir.

İstifa mektubunun yapısı nasıl olmaldır?

İstifa mektubunuzun sizin profesyonelliğinizi yansıtacağını unutmayın. İncelikle düşünülmüş ve gereksiz her tür ayrıntıdan arındırılarak yazılmış iyi bir istifa mektubu, yazılı bir belge olarak kayıt altına alınacak ve kağıt izi olarak kalacaktır. Bu nedenle İyi düzenlenmiş ve profesyonelce yazılmış bir istifa mektubu hazırlamak için belli bir düzene sadık kalmanız, yazınızı iyi yapılandırmanız gerekir. Bunun için aşağıda vereceğimiz sıralamayı izleyin.

Başlık

Resmi bir mektup ya da dilekçeye başlarken, kağıdın üst kısmına gireceğiniz bilgiler başlık olarak adlandırılır. Ülkemizde bu tür bir mektubun yapılandırılmasında kullanılan başlık,  mektubu yazdığınız yetkilinin ya da kurumun adını ve tarihi içerir. Sağ üst kısıma mektubu yazdığınız tarihi girdikten sonra, alt kısmın orta bölümüne şirket adını ve onun altına yetkili kişinin adını girmelisiniz. Böylece başlık kısmını hazırlamış olursunuz. Her bölüm için bir satır aralığı bırakmayı unutmayın.

Örnek:

                                                                                                         …/…/….

……………………………..A.Ş

Sayın (Yetkili kişinin adı)

Alıcı

Bir istifa mektubunun insan kaynakları bölümüne, yöneticiye ya da işverene mi sunulması konusunda kafanız karışık olabilir. Bu soruyu doğru yanıtlamanın en iyi yolu sizi işe alan kişi kimse mektubunuzu ona hitaben yazmaktır. Örneğin insan kaynakları yöneticisi ya da bölüm müdürü işe başlamanıza karar verdiyse mektubunuzun başlığını yazdıktan sonraki hitap kısmına o kişinin adını girin. Alıcının kişisel ve iletişim bilgileri mektubun baş kısmında yer almalıdır.

Tarih

Tarihi yazarken mektubunuzun sağ üst köşesine ve mektubu yazdığınız günün tarihi olacak biçimde girmelisiniz. Tarihi Gün, ay ve yıl formatında yazmayı unutmayın. Mektup içerisinde iş sözleşmenizdeki ihbar süresini belirtmek için ayrıca tarih bilgisi girebilirsiniz. Fakat bu bilginin mektubu yazdığınız tarihle bir ilgisi yoktur.

Selamlama

Resmi mektuplar ‘’Sayın’’ ifadesiyle başlamalıdır. Daha sonra hitabettiğiniz kişinin adını girebilirsiniz. Bu kişinin isminin başına ‘’Sayın’’ ifadesini koymanız daha profesyonel ve saygın olacaktır. Eğer mektubunuzu bir kişiye hitaben yazmıyorsanız, şirketin ya da bölümün adını yazmanız yerinde olur.

Örnek:

Sayın Mehmet Akay

İnsan Kaynakları Bölümü’ne

İmza

İmza, mektubunuzun remiyetini tamamlayan en önemli unsurdur. İmzanız olmadığında mektubunuz resmi olarak kabul görmez. Dolayısıyla, yazınızı bitirdikten sonra adınızı ve soyadınızı yazıp altına imzanızı atmalısınız.

Neden istifa ettiğinizi açıklayın

İstifa etmenin birden fazla nedeni olabilir ve istifa etmek çoğunlukla sevimsiz bir durum olarak algılanır. Yine de bu nedenleri sıralamak isteğe bağlıdır. Çok uzun yıllar çalıştığınız bir işyerinden istifa ediyorsanız işveren ile aranızda yıllar boyunca güçlü bir bağ oluşmuş olabilir ve bu nedenleri bilmek isteyebilir. Olumsuzluklara odaklanmadan bu nedenleri sıralayabilirsiniz.

Mektubunuzda istifa nedeniniz de dahil olmak üzere işvereninizi ayrılışınıza hazırlamaya yardımcı olacak her türlü ayrıntıyı sunabilirsiniz. İşvereniniz neden ayrıldığınızı bilmekten memnun olacak ve bir neden sunmak onlarla profesyonel ilişkinizi sürdürmenize yardımcı olacaktır. Bazı yaygın nedenler arasında okula geri dönmek, bir tutkunun peşinden gitmek, sağlık sorunları yaşamak, yer değiştirmek veya aile ihtiyaçları nedeniyle taşınmak yer alır.

Neden istifa ettiğinizi açıklamak iş vereninizle aranızdaki bağın saygı çerçevesinde kesilmesini sağlarken, aynı zamanda gelecekte size iyi bir referans olmasına da yarayacaktır. Ayrılma nedeniniz ne olursa olsun, mektubunuzda bunu kısa ve öz bir biçimde dile getirin.

İstifa mektubu yazmak için ipuçları

Sorunsuz bir biçimde istifa etmek ve eski işvereninizin size referans olmasını sağlamak için mektubunuzu profesyonelce ve saygılı bir dille yazmalısınız. Bu nedenle İstifa mektubunuzu kısa, saygılı ve net tutun, çünkü bu sizin başarı anahtarınızdır. Geleceğinizin kontrolünü elinize alın, bilinçli kararlar verin ve profesyonel hayatınızın bir sonraki bölümüne iyimserlik ve kararlılıkla başlayın. Ayrıca mevcut ilişkileri sağlamlaştırmak ve birlikte çalıştığınız süre için minnettarlığınızı göstermek için ayrılmadan önce iş arkadaşlarınızla bağlantı kurun.  Gelecekteki kariyerinizde iyi şanslar ve bu ipuçlarının sorunsuz bir şekilde istifa etmenize yardımcı olmasını dilerim.

• Mektubunuzu kısa ve profesyonel bir dille yazın.
• Olumsuzlukları dile getirmeyin. Bunun yerine daha pozitif bir dille ayrılma nedeninizi kısaca açıklayın.
• Çalıştığınız süre içinde edindiğiniz deneyim için minnettarlığınızı dile getirin.
• İşten ayrılacağınız tarihe kadar yapılacak görevlere ve yeni gelecek olan adayın eğitilmesine yardımcı olacağınızı belirtin.
• Duygularınızın mantığınızın önüne geçmesine izin vermeyin.
• Eğer gergin ilişkiler yaşadıysanız, bunları mektubunuzda şikayet etmeyin.
• Çok uzun ve detaylı bilgi vermeyin.

Etkili istifa mektubu yazmak ve kariyerinizi ilerletmekle ilgili daha fazla bilgiye ulaşmak için blogumuza da göz atabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

1.Nasıl istifa edilir?

İstifa etmeyi düşünen bir çalışan, öncelikle bu kararından emin olmalı ve ardından insan kaynakları bölümü ya da işvereni ile bu kararını paylaşmalıdır. Her şirketin çalışma politikası farklılık göstereceği için, işe başlarken yapılan sözleşmedeki kurallara göre hareket etmek en iyisidir. Böylece hem sözleşmeyi çiğnememiş hem de yasal haklarınızı korumuş olursunuz. İstifa kararınızı öncelikle sözlü olarak ilettikten sonra bir istifa mektubu yazmalı ve sunmalısınız. Ardından ihbar süresinin bitimine kadar işyerinde çalışmaya devam etmeli ve bitirmeniz gereken projeleri tamamlamalı, yerinize gelen çalışanı eğitmelisiniz. İhbar süresnin başlangıcı ile işten ayrılma tarihiniz arasında bu görevleri tamamlamış olmanız size olumlu referans sunulmasına da yardımcı olacaktır.

Istifa etmeye karar verdikten sonra yeni pozisyonunuz için sade bir CV oluşturmak isterseniz, blogumuzdaki bu yazıyı okumanızı öneriyoruz.

2. İstifa mektubu yazmadan istifa edebilir miyim?

Bazı iş yerlerinde sözlü istifa geçerlidir. Fakat hangi meslekte ve sektörde olursanız olun, istifa ederken bir mektup yazmanız hem sonraki pozisyonunuz için size pozitif bir referans olacak hem de yasal haklarınızın kayıt altına alınmasını sağlayacaktır. Örneğin, çalışma kanununa göre size verilen yasal sürenin sonunda istifa ettiğinizi bu mektup sayesinde ifade etmiş olacaksınız.

3.İstifada iki ay süresi nedir?

Eğer bir işe girdikten sonraki iki ay içerisinde istifa etmeye karar verirseniz, herhangi bir ihbar süresine tabi kalmadan istifa edebilirsiniz. İlk iki ay deneme süresi olduğu için, çalışan kişi dilekçesini vererek hemen işten ayrılabilir. Fakat iki aydan uzun çalışıyorsanız geçen her yıl için ihbar süresi de değişecektir. Bununla ilgili net bilgiyi iş sözleşmenizde bulabilirsiniz.

4. İstifa etmek için yasada kabul edilen haklı sebepler nelerdir?

Sağlık sorunları, genel ahlaka uymayan davranışlara maruz kalmak ve zorlayıcı nedenler olmak üzere yasada üç başlık altında incelenen haklı istifa sebepleri bulunmaktadır. Haklı sebeplerle istifa eden birisi için kıdem tazminatı ödenir ve ihbar süresi geçersizdir.

5. İstifa edersem işverenim bana sonraki işim için referans olur mu?

Türkiye’deki iş kanununa göre istifa eden bir çalışan, işvereninin kendisine referans olmasını talep edebilir. Fakat bu durum çalışan ile işveren arasındaki bağla da yakından ilgilidir. Eğer sorunsuz bir biçimde işten ayrılıyorsanız işvereniniz size referans olmayı kabul edebilir.

6. E-posta ile istifa edebilir miyim?

Eğer doğrudan iş yerinde çalışmıyorsanız, uzaktan çalışıyorsanız istifa mektubunuzu e-posta ile göndermenizde bir sakınca yoktur. İstifa maili örneği arıyorsanız, yapmanız gereken çok basit. E-postanızın alıcı kısmına işvereninizin ya da insan kaynakları bölümünün adresini girdikten sonra, konu kısmını doldurmak ve ana bölüme mektubunuzu yazdıktan sonra istifa maili olarak göndermek.

7- İstifa mektubumu el yazısı ile yazabilir miyim?

El yazısı ile de istifa mektubu yazabilir ve iş yerinize sunabilirsiniz. Fakat kolay okunması ve daha düzgün görünmesi açısından bilgisayarınızda hazırlamanız yerinde olur. Ayrıca böyle bir dokümanı e-postanıza eklemek de daha kolay olacaktır.

İstifa Mektubuna Neleri Dahil Etmelisiniz?

Mektubunuzu yazmaya başlamadan önce bir süre düşünerek, ifadenizin tonunu ayarlamanızda fayda var. Mektubunuzda kullandığınız üslup hem proesyonel hem de minnettarlık içermeli, olumlu ve saygılı bir tonla ayrılma isteğinizi ve nedenlerini ifade etmeniz gerekmektedir. Aşağıdaki maddeler mektubunuza dahil edilmelidir:

• Başlık ve selamlama (sizin ve işvereninizin kişisel bilgileri ve hitap)
• İstifa etme niyetiniz (istifa etme kararınızı ifade eden bir ya da iki cümle)
• İşten ayrılmayı düşündüğünüz tarih
• İşten ayrılma nedeniniz (bu nedenleri açıklamak isteğe bağlıdır)
• Çalıştığınız süre için minnettarlık ifadeniz (Pozitif bir dil ile aradaki bağı saygılı biçimde koparmak için)
• Kişisel ve iletişim bilgileriniz
• Tarih ve imza

Hemen CV’nizi oluşturun

Neden İstifa Mektubu Yazmalısınız?

Çoğu şirket, bir pozisyondan istifa etmeden önce resmi bir yazılı bildirim istemese de, bir mektup yazarak istifa etmeniz hem iş yeri hem de sizin için bazı faydalar sağlayacaktır. İstifa ederken bir dilekçe verip vermemeniz gerektiğini öğrenmek için iş sözleşmenizi kontrol edebilirsiniz. İstifa mektubu yazarak ayrılmak aşağıdaki durumlar için faydalı olacaktır:

1. Bilgi sağlar: İşverenler istifa mektuplarındaki bilgileri, görevinizden ayrılacağınız zamana hazırlanmak için kullanabilirler. Bu onlara proje sorumluluklarını başkalarına devretmek, görevlerinizi devralacak kişileri eğitmek veya başka birini işe almak için zaman kazandırabilir. İstifa mektupları ayrıca şirketten neden ayrıldığınızı da bildirebilir ve bu da işverenlere yanıt verme fırsatı verebilir. Örneğin, daha iyi bir iş teklifi aldığınız için istifa ediyorsanız, işvereniniz sizi tutmak için zam teklif edebilir.

2. Kayıt olarak iş görür: İstifa mektubu, sizin ve işvereninizin, bildirim yaptığınız günü kaydetmek için kullanabileceğiniz resmi bir belgedir. Bu, işvereninizi ayrılma niyetiniz hakkında ne zaman bilgilendirdiğinizi takip etmenize yardımcı olabilir. İstifa mektubunuzun bir kopyasını kendi kayıtlarınız için saklayın.

3. Olumlu ilişkileri devam ettirir: İstifa mektubu yazmanın bir diğer faydası da işvereninize duyduğunuz saygıyı ifade etmenize yaramasıdır. İstifanızı resmi bir şekilde duyurmanız, ayrılmanızın şirketi nasıl etkileyebileceğini önemsediğinizi gösterir. Bu, işvereninizle olumlu bir ilişki sürdürürken istifa etmenize olanak sağlayabilir. Bu ilişkiyi gelecekte, örneğin bir tavsiye mektubu veya referans istediğinizde kullanabilirsiniz.

İstifa Mektubu İçin Doğru Formatı Nasıl Seçersiniz?

İş diliyle yazılması gereken her dokümanda olduğu gibi, istifa mektubunda da yazı tipi ve karakteri önemlidir. Genellikle Times New Roman ve Arial gibi fontları 11 ya da 12 büyüklüğünde ve tek satır aralığıyla kullanın. Böylelikle mektubunuzun kolay okunmasını ve kısa olmasını sağlarsınız. Ardından şu sıralama ile devam edin:

Adınız

Adresiniz

Telefon numaranız

E-posta adresiniz

Mektup tarihi

Alıcının adı

Alıcının adresi

Alıcının telefon numarası

Alıcının e-posta adresi

Selamlama

İstifa niyetiniz ve diğer açıklamalar

İmza

İstifa mektubunuzun bir sayfayı geçmemesine dikkat edin. Tüm bilgilerin kağıt üzerinde eğit biçimde yer aldığından emin olun. Profesyonel standartlara bağlı kalın ve iş yerinizin belirlediği özel yönergeleri izleyin. Açık ve özlü bir format, mesajınızı daha iyi iletmenizi sağlar. Ayrıca CVMaker sitemizin blogunu ziyaret ederek kariyer ve iş dünyasıyla ilgili diğer tüm makalelere göz atarak da bilgilenebilirsiniz. Bu yazıda istifa mektubu nasıl yazılır sorusunun yanıtını ararken, ihtiyacınız olan tüm bilgileri ve ipuçlarını vermeye çalıştık. Bol şans!

Hemen CV’nizi oluşturun